FAQ VJPZ

 

Op deze pagina hebben wij alle binnengekomen vragen plus het antwoord daarop op een rij gezet voor u.

Hieronder een lijst met veel gestelde vragen tijdens het proces van opstellen van de jaarrekening in VJPZ (gecategoriseerd naar onderdeel).

1. Algemeen
2. Inlezen van de saldibalans
3. Mappen en splitsen van rekeningen
4. Foutmeldingen jaarrekening oplossen
5. Dossier
6. Jaarrekening

 

Algemeen

 

Wij stellen voor het eerst de jaarrekening op in VJPZ. Is het handig om de vorige jaarrekening geheel te reconstrueren of gelijk alleen de vergelijkende cijfers goed zetten in het nieuwe jaar?

Dat is aan de gebruiker zelf. Wellicht goed om de jaarrekening eerst geheel te reconstrueren en dan een jaarovergang te draaien. Dan leer je het beste het systeem kennen. Als hiervoor wordt gekozen zet dan in de opdrachteigenschappen de rapportagedatum op voorgaand jaar.

Kunnen wij AFAS ook koppelen aan Caseware (omgeving Verstegen)?

Nee, in de portal is geen koppeling mogelijk. Het is feitelijk alleen saldibalansen inlezen of een auditfile inlezen.

Is een auditfile XML ook nodig om in te lezen naast de saldibalans?

Nee, alleen een Excel bestand van de saldibalans is voldoende.

Ik krijg een foutmelding bij het openen van het dossier. Hij geeft aan dat er reeds een smart-sync kopie is geopend door mijzelf. Wat kan ik nu doen?

Dan heb je al een Caseware sessie open staan op je Cloud PC. Als het goed is zie je die sessie openstaan onderaan je taakbalk van de Cloud pc (ga met de rechterbalk naar beneden en klik op het caseware logo):

Als dit niet het probleem is, graag contact opnemen met het support-team. Deze kunnen de laatste sessie ontkoppelen.

Is het mogelijk om via de SBR-omgeving ook onze accountant te laten tekenen voordat deze gedeponeerd worden bij de KvK?

De ondertekening gebeurt altijd in de SBR-omgeving van de tekenend accountant. Vanuit VJPZ kun je de SBR-rapportage naar je tekenend accountant sturen. Die neemt dan de SBR op in zijn systeem, voegt de verklaring en de handtekening toe en verstuurt dat zelf via hun eigen SBR-kanaal. Dit is overigens niet getest, aangezien je helaas geen fictieve deponeringen kunt verrichten.

Inlezen van de saldibalans

Bij het inlezen van de saldibalans in Excel staat het grootboekrekeningnummer in dezelfde cel als de grootboekrekening omschrijving. Moet ik deze eerst van elkaar splitsen als ik het Excel-bestand wil gaan importeren?

Ja, Caseware heeft deze kolommen gesplitst nodig om in te kunnen lezen. Het splitsen kan in Excel via het menu “Gegevens” en dan ‘Tekst naar kolommen’. Voeg eerst 2 lege kolommen in na de eerste kolom.

De saldibalans kun je meerdere keren inlezen. Maar raak je dan niet de splitsingsboekingen kwijt? Of worden die vastgehouden?

Deze raak je dan kwijt. Onze voorkeur is daarom niet om een saldibalans opnieuw in te lezen, maar even die saldi handmatig aan te passen die gewijzigd zijn.

Bij het inlezen van de saldibalans loopt het scherm vast. Wat is er mogelijk aan de hand?

Het ingelezen Excel-bestand heeft mogelijk te veel regels, hierdoor kan de verwerking vast lopen. Vaak kun je aan de grootte van het Excel bestand zien of deze niet te veel regels bevat (niet > 500kb).

Wij hebben per ongeluk de verkeerde cijfers ingelezen! Worden de reeds ingelezen cijfers overschreven bij nieuwe?

Ja, de cijfers worden in principe overlezen. Maar onze voorkeur heeft het wel om eerst alles leeg te maken en dan opnieuw in te lezen. Dan weet je zeker dat het goed gaat. Een kolom kun je geheel selecteren (rechtermuisknop en dan selecteer kolom), kolom wordt dan zwart en dan te verwijderen met de deleteknop, dan staan alle regels weer op 0.

Mappen en splitsen van rekeningen

Naar welke kostencategorieën moet ik de overige bedrijfskosten mappen, niet alles is zichtbaar, klopt dat?

Ja dat klopt, de overige bedrijfskosten hoeven alleen te verdeeld worden naar de volgende kostenrubrieken:

De mapping van het sjabloon ziet er heel anders uit dan het voorgeschreven model voor de zorg. Hoe komt het dat hier een afwijking in zit t.o.v. de voorgeschreven richtlijnen?

Dan staat de indeling voor mapping blijkbaar nog niet op uitgebreid (standaard staat deze wel hierop). In het scherm “mappingen toewijzen” dan op een willekeurige post gaan staan op het rechterscherm en dan op de rechtermuisknop klikken, dan kiezen voor “toon uitgebreide omschrijving”. Dan is het juiste sjabloon weergegeven om te gaan mappen. Dat zie je gauw genoeg ook aan de specifieke omzetstromen voor de zorg.

Dan wordt de juiste structuur weergegeven. Graag die mapping aanhouden.

Wij hebben rekeningen gemapt op de vorderingen en schulden. Caseware saldeert opeens de posten in de jaarrekening en dit willen wij niet. Hoe kunnen wij dit oplossen?

Caseware saldeert automatisch de vordering en schuld als die op dezelfde submapping (bijvoorbeeld vordering/schuld deelneming 1) zijn geboekt. Graag dan de schuld mappen op deelneming 2 of andere submapping.

Kan ik in de saldibalans de mapping aanmaken en wijzigen?

De mapping van meerdere rekeningen kun je het beste uitvoeren via het menu bovenin -> rekening -> mappingen toewijzen. Als je van een enkele rekening de mapping wilt aanmaken of wijzigen kan dit ook via de saldibalans via de kolom “mapping”.

Neemt het systeem de mappingen ook mee naar volgende jaren?

Ja, het systeem onthoudt alle bestaande mappingen. Daarom is het eerste jaar het meeste werk. Het volgende jaar zijn alleen nog mappingen nodig van nieuwe rekeningen en splitsboekingen.

Ik heb al een bestaande mapping van de grootboekrekeningen, kan ik dit gebruiken bij importeren?

Ja, bij het inlezen van de saldibalans kun je ook een kolom toewijzen als “mapping”.

Kan ik het scherm waar de mappingen worden toegewezen ook gelijk de omschrijving van posten aanpassen?

Dat heeft niet onze voorkeur, wij adviseren titels aan te passen in de jaarrekening zelf.

Kan ik bij de mapping ook eigen rubrieken aanmaken? Bij ons is bijvoorbeeld Automatisering een onderdeel van de materiele vaste activa, die kan ik nu niet goed kwijt.

Advies is om te mappen op een bestaande categorie, bijvoorbeeld machines/installaties en deze titel dan later aan te passen in de jaarrekening zelf.

Bij een nog te factureren post staat de flip niet juist, Caseware dient het bedrag als schuld op te tellen in plaats van af te trekken. Hoe kunnen wij dit corrigeren?

Een grootboek met als mapping vordering, kun je niet splitsen in een mapping van vordering en schuld. Dan volgen er issues in het rapport. Dus een nieuwe rekening aanmaken met de gewenste mappingen en dan als presentieboeking splitsen. 

Hoe kunnen wij het kortlopende deel van de langlopende verplichtingen presenteren? Hoe moeten wij dat in de splitsrekening neerzetten?

Er zijn hierbij twee varianten mogelijk. Als de kortlopende schuld (aflossingsverplichting) reeds als bedrag in het grootboek is opgenomen dan hoef je in de splitsing niet nogmaals de kortlopende verplichting als schuld te mappen (maar te salderen met de cumulatieve aflossingen), enkel het deel binnen de langlopende verplichting. Als het kortlopende deel wel is opgenomen in het grootboek samen met het langlopende bedrag, dan is dat bedrag te splitsen in een kortlopend deel debet (binnen de langlopende schulden) en een kortlopend bedrag credit op de kortlopende schuld “aflossingsverplichtingen” (deze dien je zelf even te mappen in de splitsboeking op die schuld).

 

Foutmeldingen jaarrekening oplossen

 

De jaarrekening geeft aan dat er fouten bestaan en ik zie rode getallen als verschil staan! Wat zijn de stappen die ik zelf kan uitvoeren om dit op te lossen?

Stap 1:

Controleer of NETINC onder BA.G.Z0100 is gemapt via “mappingen toewijzen” in het menu:

Stap 2:

Controleer of alle kolommen in de saldibalans onderin wel op 0,00 staan (en dus volledig zijn opgenomen):

Stap 3:

Controleer of er nog foutmeldingen bestaan voor splitsboekingen in de saldibalans. Een uitroepteken of kruis geeft aan dat de splitsboeking nog onjuist is. Graag de splitsboeking aanpassen of verwijderen.

Stap 4:

Controleer of de resultaatverdeling juist verloopt (debet en credit op de juiste mappingen) via resver1 en resver2. Bij positief resultaat is het bedrag op resver1 debet.

Mocht na de bovenstaande stappen nog verschillen bestaan in de jaarrekening, neem dan contact op met de supportafdeling.

 

Er is een fout in een splitsrekening gedetecteerd staat boven in de jaarrekening. Hoe komt dit en hoe is dit op te lossen?

Een schuld mag je binnen Caseware niet splitsen in een vordering en schuld.

Zie onderstaand voorbeeld:

(mapping code AB vooruitontvangen factuur) en schuld. Gezien dit ook een creditbedrag is, kun je 1600.03 beter mappen als een schuld.

Dossier

 

Hoe kan ik vanuit het Caseware dossier een brugstaat, saldibalans etc. naar Excel halen en die naar mijn eigen omgeving/netwerk downloaden?

Dubbelklik met de linkermuisknop op het gewenste item zodat dit in het hoofdscherm komt te staan. Om dit naar Excel (of PDF) te converteren ga naar:

Document in de menubalk bovenin en dan “opslaan als” (Excel bestand).

Kies bij voorkeur de volgende locatie:

C:\Users\gebruikersnaamVJPZ\Documents

Om dit bestand vervolgens naar de eigen omgeving te kunnen downloaden ga naar de onderkant van het scherm, hier is de taakbalk van de Cloud PC. Druk op de gele verkenningsmap:

In het volgende scherm ga ja naar recente bestanden en sleep je het gewenste bestand naar de map “downloads” van het Virtueel Windows365-station op RDWebClient. Vervolgens wordt het bestand gedownload (als er geen vraag komt, wordt het bestand al automatisch in de map “downloads” geplaatst van de eigen omgeving/netwerk.

 

Jaarrekening

 

Hoe kan ik de jaarrekening naar PDF converteren, downloaden en opslaan in mijn eigen omgeving/netwerk?

Middels de knop PDF in de jaarrekening kan het bestand worden opgeslagen als PDF.

Na een naam gekozen te hebben, wordt het PDF-bestand toegevoegd aan het dossier. Om deze naar je eigen omgeving/netwerk te kunnen halen, volg dan onderstaande stappen:

Op de PDF gaan staan en dan op de rechtermuisknop klikken;

In het menu vervolgens kiezen voor “verzenden naar” – MAP

Dan kiezen voor: deze pc ->Virtueel Windows365-station op RDWebClient -> map downloads.

Vervolgens krijg je een melding of je het bestand wilt downloaden, klik op “ja”.

 

Kan ik een eigen bedrijfslogo toevoegen aan de jaarrekening? Bijvoorbeeld op het voorblad en de vervolgbladen?

Ja, de gebruiker dient per e-mail aan support VJPZ een blanco PDF aan te leveren waarin het logo precies is geplaatst waar het moet komen.

Dus dan twee PDF-bestanden: voor het voorblad en alle vervolgbladen. Die zet support dan in het systeem klaar.

 

Kan ik het lettertype aanpassen van de jaarrekening?

Helaas is dit, ondanks eerdere berichtgeving, niet te realiseren. Die instellingen zitten in de contenteditor die geldt voor de gehele omgeving (alle gebruikers), niet voor één rapport. Wat niet wenselijk is en na een generieke update moet je dit steeds terugzetten.

Hoe kan ik de teksten in de grondslagen aanpassen en zijn titels aanpasbaar?

Titels in het grijs en teksten in het rose zijn aanpasbaar (dubbelklik hiervoor met de linkermuisknop). Witte titels en teksten zijn niet aanpasbaar. Klik simpelweg dubbel met de linkermuisknop op een titel of tekst.

 

Is een nummering van posten mogelijk in de jaarrekening?

Ja, nummering kun je uit- en aanzetten via de knop “docset” in de jaarrekening en dan tab “overig” en tab “presentatie” en dan Notenummering op “ja” zetten.

Kan ik ook paragraafnummering aanzetten?

Nee, het advies is om deze op NEE te houden. De paragraafnummering loopt namelijk niet altijd goed door.

 

Meerdere toelichtingen bevatten geen verdere uitsplitsing t.o.v. de w&v-rekening. Informatief voegt dit weinig toe. Mogen we deze in de toelichting weglaten? Ja, zeker. Dat is juist ook de bedoeling van het model. Alleen nog tekstuele toelichtingen die echt van belang zijn dan benodigd.

 

Kan ik ook op het scherm zien waar de pagina-eindes zijn in plaats van steeds een PDF te maken van de jaarrekening?

Ja, klik via het menu op extra en dan auto paginering. Dan komen de pagina-eindes zichtbaar:

Hoe krijg ik van een post de cijferopstelling in de toelichting van de jaarrekening (voor zover niet zichtbaar)?

Soms kan het voorkomen dat je na het aanpassen van de mapping de jaarrekening eerst moet bijwerken om een cijferopstelling te krijgen van die post. Klik op document bijwerken:

Indien er nog geen cijfers zichtbaar zijn, kan geklikt worden met de rechtermuisknop op de puntjes rechtsboven de desbetreffende post. Vervolgens kiezen voor cijferopstelling (2 jaar):

De standaard cijferopstelling is niet toereikend, kan ik zelf aanvullend een cijferopstelling maken?

Ja, dit is mogelijk. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de 3 blauwe puntjes boven een specificatie en kies vervolgens voor “vrije cijferopstelling toevoegen”. Dit blok komt onder de bestaande specificatie te staan en is aanpasbaar naar de gewenste lay-out. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de 3 blauwe puntjes boven de vrije cijferopstelling en kies vervolgens voor de variabelen die aangepast moeten worden.

Hoe krijg ik een tekstblok onder een specificatie in de toelichting?

Via de rechtermuisknop op de blauw puntjes rechtsboven een cijferopstelling kun je kiezen voor tekstdialoogscherm na de cijferopstelling. Anders kun je, indien van toepassing, het tekstblok openzetten met de titel “informatieverschaffing over …”:

Hoe kan ik de tabellen toevoegen voor de huurverplichtingen onder de niet in de balans opgenomen verplichtingen (NIBOV)?

Ga daarvoor naar het laatste onderdeel MW zorg – Overige toelichtingen op de balans en klik open huurverplichtingen of overige verplichtingen: Daar kun je teksten en bedragen hard/handmatig intypen.

 

Hoe maken wij de koppen in de teksten van de grondslagen en toelichtingen vet?

Koppen in Caseware zijn standaard vet. Overige teksten kun je zelf niet vet maken (dat is een standaardinrichting vanuit Caseware). Je kunt wel even kijken of je een titel kunt gebruiken en aanpassen naar wens.

 

In de MVA staat is er nog een toe te wijzen post, hoe kan ik dit nu oplossen?

Caseware haalt voor de MVA staat de afschrijvingen vanuit de resultatenrekening. Belangrijk is dus om de mapping van de afschrijvingskosten te controleren of deze juist gemapt zijn aan de juiste categorie. Verder dienen er splitsboekingen aangebracht te worden zodat Caseware weet wat het bedrag aan investeringen (en mogelijk desinvesteringen) is geweest.

 

Als we kosten anders willen laten zien bij werkmaatschappijen, wat is dan de consequentie voor de consolidatie?

In het geconsolideerde bestand moet je dan een correctie/eliminatieboeking maken. Eerst de nieuwe grootboeknummers aanmaken (E…..) met de desbetreffende mappingen. Vervolgens de bedragen tegenboeken.

 

Wij willen bestaande teksten vanuit de jaarrekening van vorig jaar kopiëren en plakken. Dit lukt niet. Het lijkt erop dat we alle teksten moeten overtypen. Is er een manier om de teksten te kopiëren?

Je kunt helaas geen teksten rechtstreeks kopiëren vanuit je eigen omgeving. Je werkt immers via een Cloud PC. Het beste kun je het onbeveiligde PDF-bestand van de jaarrekening van vorig jaar uploaden via de knop uploaden in het bovenste kader van de Cloud PC:

Na uploaden kun je dit bestand via de mapverkenner (onderin) terugvinden in de eigen virtuele drive en dan in de map uploads:

 

Verplaats  het pdf-bestand vervolgens dan even naar de map “documenten”. Die blijft daar bewaard. Vervolgens wordt het pdf-bestand na openen zichtbaar in de browser (Microsoft Edge). Hieruit kunnen teksten geselecteerd en gekopieerd worden. Excel is niet mogelijk, aangezien er hiervoor (vooralsnog) geen licentie bestaat.

 

Is er een mogelijkheid om het verloopoverzicht van de activa in het model te plakken? Of kan dit alleen door de saldi op de rekening te splitsen naar investeringen, desinvesteringen etc.?

Het juiste verloopoverzicht ontstaat door splitsboekingen welke ook benodigd zijn voor mutaties in het kasstroomoverzicht etc.

Er kan altijd een bijlage (als laatste pagina) toegevoegd worden, maar dat is geen verplichting (zoals de MVA staat en langlopende schulden als voorheen).

 

Hoe kunnen wij zichtbare afrondingsverschillen in het rapport overzetten naar een andere categorie zodat die niet meer apart zichtbaar zijn?

Of je moet een bedrag mappen op die code waar dat verschil op komt (als je op het bedrag gaat staan, zie je de mapping) of aan een andere post toewijzen via de 3 blauwe puntjes boven de balans of resultatenrekening (rechts) en dan de rechtermuisknop:

Kunnen cijfermatige toelichtingen gesorteerd worden op grootte van het bedrag (hoog naar laag)?

Ja, dit kan bij elke post door op de drie blauwe puntjes te klikken met de rechtermuisknop en dan posten sorteren kiezen ->

 

In de jaarrekening staan de volledige bedragen, terwijl we die altijd in duizendtallen presenteren. Waar kan ik dat aanpassen?

Als je in de jaarrekening zit bovenin op de knop DocSet met de linkermuisknop drukken en dan naar overig -> presentatie en dan: